해외 전시회와 박람회를 활용한 소규모 기업의 수출 계약 체결 사례

소규모 기업에게 해외 전시회는 수출의 시작점이다

글로벌 시장 진출은 많은 중소기업에게 꿈이자 생존 전략이다. 특히 내수 시장이 포화된 한국에서는 수출을 통해 새로운 판로를 개척하는 것이 필수가 되었다. 그러나 중소기업은 대기업처럼 글로벌 네트워크나 해외 지사를 보유하지 않아, 바이어 발굴과 시장 조사에 큰 어려움을 겪는다.

 

이러한 상황에서 해외 전시회와 박람회는 중요한 기회가 된다. 전시회는 단기간에 다수의 글로벌 바이어를 한 자리에서 만날 수 있는 무대이자, 실제 제품을 직접 보여주며 신뢰를 쌓을 수 있는 장점이 있다.

 

이번 글에서는 국내의 한 소규모 제조업체가 해외 박람회를 적극 활용해 실제로 수출 계약을 체결한 사례를 중심으로, 전시회 준비부터 계약 성사까지의 과정과 전략을 자세히 살펴본다.

 

기업 개요 및 해외 진출 준비 배경

경기도 안산에 위치한 ‘E사’는 산업용 실리콘 고무제품을 생산하는 직원 18명의 소규모 기업이다. 주로 국내 산업용 기계 부품업체에 납품해왔으며, 품질력은 우수하지만 기술 특성상 대중에게 노출될 일이 거의 없어 브랜드 인지도가 낮았다.

 

대표는 2021년부터 해외 수출 확대를 목표로 했으나, 직접 수출 마케팅 인력을 채용하거나 지사를 설립할 여력이 없었다. 이에 ‘E사’는 해외 전시회 참가를 통한 바이어 발굴을 전략의 핵심으로 삼고 실행에 나섰다.

 

해외 전시회 참가 과정과 준비 전략

E사가 처음 참가한 전시회는 2022년 5월에 열린 독일 '하노버 산업기술 박람회(HANNOVER MESSE)'였다. 이 박람회는 유럽 최대 규모의 산업장비 및 부품 전문 박람회로, 전 세계 바이어와 기술 전문가들이 대거 참석하는 곳이다.

① 정부 지원 사업 활용

E사는 단독으로 전시회 참가가 어려웠기 때문에, KOTRA 해외전시회 지원 프로그램을 통해 부스 비용, 통역비, 샘플 운송비 등을 일부 지원받았다. 이로써 초기 비용 부담을 줄이고, 공동관 형태로 참가할 수 있었다.

② 전시회 사전 준비

• 전용 브로셔, 명함, 통역 매뉴얼 제작: 모든 자료를 영어로 번역하고, 제품 사양서를 간단명료하게 구성했다.
• 샘플 제품 3종을 실제 기계에 부착 가능한 형태로 준비해, 방문객이 실물로 작동 원리를 이해할 수 있도록 했다.
• 홈페이지 다국어 버전 제작: 전시회 도중 바이어가 회사 정보를 즉시 확인할 수 있도록 웹사이트를 영어와 독일어로 구축했다.

③ 사전 미팅 요청

KOTRA 프랑크푸르트 무역관을 통해 약 20여 개의 유럽 바이어 목록을 확보하고, 그중 5개 업체에 사전 미팅을 신청해 확정받았다.

 

현장 상담과 수출 계약 체결 과정

전시회 기간 동안 E사는 하루 평균 40명 이상의 바이어와 상담을 진행했다. 그 중 가장 적극적인 반응을 보인 곳은 네덜란드의 산업용 기계 유통업체 R사였다.

 

R사는 기계 내장 부품을 수입해 유럽 내 OEM 업체에 납품하는 구조였으며, 한국 제품에 대한 관심이 높았다. 상담 당일 R사는 제품의 내열성과 유연성, 장기 내구성에 대해 기술적인 질문을 집중적으로 던졌고, E사는 현장에서 테스트 샘플과 기술문서를 제공했다.

상담 후 이어진 절차

1. 1차 견적 및 납기 제안 → 이메일 회신
2. 화상 미팅 → 품질 보증 체계 및 생산 설비 점검
3. 테스트 오더(Trial Order) 계약 체결 → 1,000개 단위 샘플 공급
4. 3개월 후 본 계약 체결 → 연간 3만 개 납품, 약 2억 원 규모

E사는 이 계약을 통해 유럽 수출의 첫발을 내딛었고, 이후 해당 파트너를 통해 프랑스·벨기에 OEM 고객사로도 공급 범위를 확대해갔다.

 

전시회를 활용한 추가 확장 사례

독일 전시회 이후 E사는 또 다른 해외 박람회에도 연이어 참가했다.

• 2022년 10월 일본 오사카 기계부품 전시회(M-Tech Kansai)
• 2023년 3월 두바이 산업기술 박람회(ArabPlast)

특히 일본 전시회에서는 현지 유통사와 협업해 일본어 제품 설명서를 제작했고, 식품 가공기기 제조사와의 거래로 연결됐다. 2건의 테스트 오더 계약이 성사되어 아시아 시장 진출의 기반도 마련하게 되었다.

 

성공 요인 분석

E사가 전시회를 통해 수출 계약을 체결할 수 있었던 주요 요인은 다음과 같다.

 

✅ 정부 지원 활용

단독으로는 참가가 어려운 해외 전시회를 지원사업을 통해 실현했다.

 

✅ 전시회 전·중·후 단계별 전략

사전 바이어 접촉 → 현장 제품 시연 → 상담 후 후속 대응이라는 구조적 준비가 돋보였다.

 

✅ 작은 규모지만 전문성 있는 기술자료 제공

대기업처럼 화려하지 않아도 기술력 중심의 실질적 응대가 바이어의 신뢰를 얻었다.

 

✅ 다국어 콘텐츠 준비

현지 바이어가 신속히 정보를 확인할 수 있는 웹사이트와 브로셔가 높은 효과를 발휘했다.

 

과제 및 조언

물론 한 번의 전시회 참가로 성과가 나는 것은 아니다. 다음과 같은 과제도 존재한다.

🔹 전시회 참가 준비 기간이 길고, 자원이 많이 소요됨
🔹 경쟁 부스 대비 홍보력이 약할 경우 방문자 수가 낮을 수 있음
🔹 사후 관리 미흡 시 상담이 실제 수출로 이어지지 않음

 

이에 따라 중소기업이 전시회를 효과적으로 활용하기 위해서는 아래와 같은 전략이 필요하다.

 

✅ 명확한 타깃 바이어 설정

단순 전시 참가가 아닌, 핵심 바이어 리스트 확보 및 사전 미팅이 핵심이다.

 

✅ 전시회 후속 조치 시스템 구축

이메일 마케팅, 화상 미팅, 샘플 공급 등 체계적 사후관리가 성과로 연결된다.

 

✅ 제품 간단설명 콘텐츠 제작

영상, 샘플북, QR코드 등으로 바이어의 이해를 도와야 한다.

 

결론: 전시회는 소규모 기업의 수출 가능성을 현실로 만드는 통로

E사의 사례는 소규모 기업도 체계적으로 준비하고 기회를 포착한다면, 해외 전시회와 박람회를 통해 수출의 실질적 성과를 만들 수 있음을 보여준다. 바이어와의 첫 접점은 오프라인 박람회에서 이뤄지지만, 실질적인 계약은 이후의 대응 역량에서 결정된다.

수출을 준비하는 중소기업에게 해외 전시회는 단순한 ‘참가’가 아닌, 전략적 고객 발굴 채널로 접근해야 한다.